Skills-basierte Organisation: Wie funktioniert sie und was sind ihre Vorteile?

Wie kannst du dein Unternehmen so aufstellen, dass es flexibel bleibt, auch wenn sich Markt, Technologien und Anforderungen ständig verändern?

Eine Antwort darauf ist die Skills-basierte Organisation. In einem solchen Unternehmen dreht sich alles um die tatsächlichen Skills der Menschen. So kannst du Arbeit gezielter zuteilen und schneller auf Veränderungen reagieren. Gleichzeitig profitieren deine Mitarbeitenden, weil ihre Fähigkeiten sichtbar und dort eingesetzt werden, wo sie etwas bewirken können.

Was ist überhaupt eine Skills-basierte Organisation?

In einer Skills-basierten Organisation dreht sich alles um Menschen und deren Skills. Denn sie sind elementar, um die Ziele deines Unternehmens zu erreichen.

Eine Skills-basierte Organisation (SBO) passt die zu erledigende Arbeit den Menschen und deren Skills sowie den Zielen der Organisation an. Sie richtet Arbeit nicht an vordefinierten Jobs aus. Das erlaubt ihr, Arbeit flexibler zuzuweisen und so schneller auf Änderungen im Markt oder in der Strategie zu reagieren.

Damit das funktioniert, wird «Arbeit» auf konkrete Aufgaben heruntergebrochen. Für die Erledigung jeder Aufgabe benötigt es gewisse Skills.

Ein Beispiel:

Stell dir die fiktive Firma InnoSanoMed AG vor. Sie entwickelt digitale Lösungen für Spitäler. Die Menschen, die in diesem Unternehmen arbeiten, haben keine Jobtitel wie «Frontend-Entwickler/in» oder «Datenschutzbeauftragte/r».

InnoSanoMed weiss stattdessen, dass Mitarbeiterin Sandra Meier die Skills «React anwenden», «UX/UI Vorgaben umsetzen» und «responsive Websites erstellen» hat. Oder dass Mitarbeiter Diego Santos «Datenschutzvorgaben einhalten», «regulatorische Vorgaben überwachen» und «interne Schulungen durchführen» kann.

Ein neuer Auftrag kommt rein: eine App zur sicheren Übermittlung von Patientendaten. Das Unternehmen fragt nun nicht: «Welche Jobs braucht dieses Projekt und welche Rollen müssen wir dafür neu besetzen?»

Sondern:

• Welche Aufgaben beinhaltet dieses Projekt?
• Welche Skills braucht es, um diese Aufgaben erfolgreich zu erledigen?
• Haben wir bereits Menschen mit diesen Skills, die verfügbar sind?
• Müssen wir diese Skills zuerst rekrutieren?

Unter anderem fallen die Aufgaben «Frontend entwickeln» und «Datenschutz sicherstellen» an. InnoSanoMed stellt fest, dass Sandra Meier und Diego Santos sowie drei weitere Mitarbeitende die benötigten Skills haben.

Weil diese fünf Personen auch Kapazität haben, werden sie teilweise für dieses Projekt eingesetzt, während sie weiter an anderen Projekten arbeiten. Es spielt dabei keine Rolle, in welchem Team sie sind oder welcher vorgesetzten Person sie «normalerweise» zuarbeiten. Solche starren Strukturen existieren in dieser Organisation nicht.

Herkömmliches Unternehmen vs. Skills-basierte Organisation

Wie unterscheiden sich herkömmliche Unternehmen und Skills-basierte Organisationen konkret?

Wie wird ein erwünschtes Ergebnis erreicht?

• Traditioneller Ansatz: Gewünschte Ergebnisse werden in Ziele und Teilziele aufgeteilt.
• Skills-basierter Ansatz: Um zum gewünschten Ergebnis zu kommen, werden konkrete Aufgaben, die erledigt werden müssen, definiert.

Wie wird Arbeit grundsätzlich organisiert?

• Traditioneller Ansatz: In fixen Teams, die aus verschiedenen, vordefinierten Rollen bestehen.
• Skills-basierter Ansatz: Dynamisch. Menschen mit den passenden Skills werden gesucht und eingesetzt, je nachdem, welche Aufgaben zu erledigen sind.

Woher kommt die Kapazität?

• Traditioneller Ansatz: Hauptsächlich aus internen Mitarbeitenden bei Bedarf aus ständigen Externen.
• Skills-basierter Ansatz: Nutzung offener Talentmärkte je nach Bedarf: Freelancer/innen, Gig-Worker, Festangestellte.

Wie wird Erfolg einer Person vorhergesagt?

• Traditioneller Ansatz: Anhand dessen, was jemand in der Vergangenheit gemäss CV erreicht hat.
• Skills-basierter Ansatz: Anhand des tatsächlichen Könnens.

(Angelehnt an: aihr.com)

8 Vorteile einer Skills-basierten Organisation

Natürlich wechselt niemand die Struktur einer Organisation, ohne davon zu profitieren. Die Benefits einer Skills-basierten Organisation sind jedoch immens:

1. Veränderungen besser wahrnehmen und darauf reagieren

57% höher liegt die Wahrscheinlichkeit einer Skills-basierten Organisation, Veränderungen vorauszusehen und effektiv darauf zu reagieren.

In den letzten fünf Jahren hat sich die Art und Weise unserer Arbeit aufgrund von KI schneller gewandelt als je zuvor. 90% der C-Level-Führungskräfte sagen, dass sich das Tempo seit Januar 2025 noch zusätzlich beschleunigt hat. 84% erwarten, dass dieses Tempo weiter zunimmt. Auch die weltweite wirtschaftliche Situation ist derzeit äusserst volatil. In einer solchen Welt sind Unternehmen, die schnell agieren, im Vorteil.

2. Menschen finden und effizient einsetzen

Um 107% steigt die Wahrscheinlichkeit, dass Menschen effizient eingesetzt werden, wenn die Organisation Skills-basiert aufgebaut ist. Leerläufe, Däumchen drehen und Mitarbeitende mit Aufgaben, die nicht zu ihnen passen, werden dadurch reduziert.

Wenn du ausserdem auf eine Skills-basierte Rekrutierung setzt, erweiterst du automatisch deinen Talentpool. Du achtest weniger auf Alter, Geschlecht, Herkunft und Ausbildung und mehr darauf, was eine Person tatsächlich kann. Das gilt intern und extern.

3. Effizienz steigern

In Skills-basierten Organisationen ist es um 49% wahrscheinlicher, dass Prozesse verbessert und die Effizienz gesteigert werden.

Wer die Arbeit in einem Unternehmen in einzelnen Aufgaben denkt und den Aufgaben Menschen mit den passenden Skills zuordnet, kann davon ausgehen, dass diese Aufgaben schneller erledigt werden.

4. Positive Employee Experience

Skills-basierte Organisationen können um 79% eher ein positives Mitarbeitenden-Erlebnis bieten.

Warum? Wenn Menschen ihre Skills dort einsetzen können, wo sie sinnvoll genutzt werden, führt das zu mehr Zufriedenheit. Auch die erleichterte interne Mobilität, die dadurch entsteht, hilft dabei, dass Mitarbeitende sich entfalten.

5. High-Performers länger halten

So ist auch die Wahrscheinlichkeit um 98% höher, dass Top-Performer/innen im Unternehmen bleiben.

6. Arbeitgeberimage steigern

Ebenso viel höher (98%) ist die Wahrscheinlichkeit, dass deine Organisation als Ort für persönliches Wachstum und Entwicklung gilt. Damit steigerst du dein Arbeitgeberimage und es wird zukünftig einfacher, Mitarbeitende zu finden.

7. Innovativ sein

Skills-Basierte Organisationen fördern Innovation mit einer 52% höheren Wahrscheinlichkeit als herkömmliche Unternehmen.

Dadurch, dass du Arbeit weniger in Hierarchien und Silos organisierst, sondern auf einzelne Aufgaben herunterbrichst, entsteht mehr Raum für neue Ideen. Der Austausch zwischen verschiedenen Business-Bereichen wird einfacher und Innovation entsteht oft genau dort: an den Schnittstellen.

8. Inklusives Arbeitsumfeld schaffen

In Skills-basierten Organisationen ist es um 47% wahrscheinlicher, dass ein inklusives Arbeitsumfeld entsteht. Wie und warum das so ist, erfährst du in unserem Beitrag zum Thema Skills-basierte Organisation und Inklusion.

Die Prozentangaben in diesem Abschnitt stammen aus einer weltweiten Umfrage von Deloitte von über 1’000 Mitarbeitenden und über 200 Führungs- und HR-Fachkräften.

7 Herausforderungen auf dem Weg zur Skills-basierten Organisation

So überzeugend die Vorteile einer Skills-basierten Organisation auch sind, der Weg dorthin bringt einige Herausforderungen mit sich.

1. Alte Denkmuster und festgewachsene Strukturen

Der wohl grösste Bremsklotz ist, wenn viele Stakeholder in traditionellen Rollen- und Hierarchiestrukturen denken. Die Idee, Arbeit flexibel nach Skills zu verteilen, steht allenfalls im Widerspruch zu eingespielten Praktiken. Menschen sind bekanntermassen Gewohnheitstiere und bestimmt profitiert der eine oder die andere stark von den bisherigen Strukturen.

Umso wichtiger ist es, alle Betroffenen abzuholen und Vorteile für sie aufzuzeigen.

2. Schnell wechselnde Anforderungen an Skills

Die Geschwindigkeit, mit der neue Skills relevant werden, ist hoch. Schritt zu halten und die Skills-Profile der Mitarbeitenden regelmässig zu aktualisieren, ist eine aufwändige Angelegenheit.

Nutze eine dynamische Skills-Plattform wie den Skills-Manager, die laufend aktualisiert wird. Kombiniere sie mit regelmässigen Markt- und Trendanalysen, um zukünftige Skills frühzeitig zu erkennen.

3. Unpassende Vergütungsmodelle

Auch das Salärsystem hängt gerne an Jobtiteln, nicht an Skills. Wer neue Skills entwickelt, wird nicht automatisch dafür belohnt. Das läuft dem Prinzip einer Skills-basierten Organisation zuwider.

Ergänze bestehende Salärmodelle mit Skills-basierten Komponenten: etwa Prämien für erlernte Schlüssel-Skills oder flexible Karrierepfade mit Gehaltsentwicklung entlang Skills-Profilen.

4. Schwierigkeit, Skills mit Business-Zielen zu verbinden

Nicht immer ist klar, wie vorhandene Skills gezielt zur Erreichung der Unternehmensziele eingesetzt werden können.

Überlege dir, wie und welche Skills dazu beitragen, die Ziele der Organisation zu erreichen. Das kannst du zum Beispiel in einem Mapping abbilden.

5. Komplexität in der Umsetzung

Der Wandel zur SBO betrifft viele Prozesse gleichzeitig: Rekrutierung, Weiterbildung und Performance-Management. Das macht die Umstellung anspruchsvoll.

Arbeite deshalb am besten mit einem modularen Ansatz: Fokussiere zuerst auf einen Prozess (z.B. Rekrutierung), baue dort Skills-Fokus ein und skaliere anschliessend auf andere Bereiche.

6. Fehlende einheitliche Definition von Skills

Was genau ist ein «Skill»? Wie unterscheidet ein Skill sich von Wissen, Erfahrung oder Verhalten? Ohne klare Definitionen entstehen Missverständnisse und es kann keine verlässliche Datenbasis aufgebaut werden.

Nutze bewährte Skills-Taxonomien (z.B. ESCO, O*NET oder eigene Branchenstandards) als Grundlage und passe sie an deine Bedürfnisse an. Oder mach es dir einfach und nutze den Skills-Manager mit seiner ausgeklügelten Skills-Ontologie.

7. Unzureichende Datenbasis

Viele Unternehmen wissen schlicht nicht, welche Skills ihre Mitarbeitenden haben oder die Daten dazu sind veraltet. Ohne diese Basis bleibt die beste Skills-Strategie wirkungslos.

Ermögliche Mitarbeitenden, ihre Skills selbst zu pflegen, zum Beispiel über die Work-ID.

3 grundlegende Schritte zur Skills-basierten Organisation

Eine SBO fällt nicht vom Himmel. Von einem Wechsel in der Struktur eines Unternehmens sind doch einige Menschen betroffen. Es lohnt sich deshalb, diese Neuorientierung als eine Change Management Initiative zu verstehen. Die Wahrscheinlichkeit, dass alle bereit sind, eine solche Veränderung einfach so mitzumachen, ist klein. Deshalb gilt es, die Veränderung strukturiert anzugehen:

1. Definiere Ziele und Roadmap

• Warum möchtest du eine SBO aufbauen?
• In welchen Etappen gehst du vor?

Wenn du diese Fragen beantwortest, setzt du Ziele und kannst in Schritt 2 zeigen, was du wann erreichen willst.

2. Hole alle Stakeholder ab

Damit ein reibungsloser Wechsel funktioniert, müssen alle Beteiligten nachvollziehen können,

• warum eine SBO sinnvoll ist,
• was sie persönlich davon haben,
• welche Ziele erreicht werden wollen und
• wie diese Ziele erreicht werden wollen.

Überlege dir genau, wer zu deinen Stakeholdern gehört:

• Mitarbeitende über alle Stufen hinweg
• Verwaltungsrat und Beisitz
• Externe Mitarbeitende
• Zulieferunternehmen und Kooperationspartner
• Kundinnen und Kunden
• Aus- und Weiterbildungspartner
• Weitere?

3. Beginne mit der Umsetzung

Eine SBO aufzubauen ist kein kleines Unterfangen, gerade wenn du viele Mitarbeitende hast. Aber du musst nicht alles auf einmal machen. Fang klein an:

• Starte allenfalls mit einem Pilotbereich.
• Sprich über Skills, damit eine Skills-basierte Kultur eine Chance hat.
• Lass deine Mitarbeitenden mit der Work-ID ihre Skills erfassen.
• Verschaff dir mit dem Skills-Manager einen Überblick, welche Skills in deinem Unternehmen vorhanden sind.
• Definiere die Aufgaben, die es in deinem Unternehmen zu erledigen gibt.
• Überlege dir, welche Skills für aktuelle und zukünftige Aufgaben benötigt werden.
• Integriere Skills schrittweise in deine HR-Prozesse:
  • Skills-basierte Rekrutierung
  • Weiterbildung: Re- und Upskilling
  • Interne Mobilität und Laufbahnpfade
  • Performance: Analyse und Messung

Nun hast du die Grundlage für eine Skills-basierte Organisation und kannst die Skills deiner Mitarbeitenden zielführend einsetzen.