Talentpool aufbauen: gegen Fachkräftemangel und für mehr Diversity

Hast du offene Stellen und findest einfach nicht die passenden Menschen dazu? Oder dauert es ewig, bis du deine Stellen besetzen kannst? Und entstehen dadurch hohe Kosten für dich? Wie wäre es, wenn du einen Talentpool hättest, mit dem du sehr einfach diejenigen Personen kontaktieren könntest, die zur offenen Stelle passen? Klingt gut, oder? Wir zeigen dir, wie das geht.

Der Fachkräftemangel betrifft nicht alle Branchen gleichermassen, doch in vielen Bereichen wird es zunehmend schwieriger, qualifizierte Mitarbeitende zu finden. Immerhin gibt es über 250’000 offene Stellen in der Schweiz. Bestimmt hast du auch Stellen, für die du kaum Mitarbeitende findest. Entweder bewirbt sich niemand oder die Bewerber/innen passen nicht zur Stelle oder zu deinem Unternehmen.

Gleichzeitig haben viele Menschen Mühe dabei, einen Job zu finden, sei es aufgrund von starren Rekrutierungsprozessen, unpassenden Stellenprofilen oder Diskriminierung durch klassische Bewerbungsmechanismen. Diese Menschen erscheinen möglicherweise gar nicht auf deinem Radar, obwohl sie zu einer deiner offenen Stellen passen würde. Hier hilft ein gezielt aufgebauter Talentpool, in dem du nicht nach Personen, sondern nach Skills suchen kannst: ein Skills-Pool.

Was ist ein Talentpool?

Ein Talentpool ist eine smarte, gezielt aufgebaute Datenbank mit potenziellen Kandidat/innen, die für zukünftige Stellen in Frage kommen. Wenn du eine Stelle neu besetzen möchtest, hast du mit dem Talentpool Zugriff auf eine Auswahl an Personen. Und das noch bevor du eine Stelle ausgeschrieben hast.

• Ein Talentpool ist nicht: eine Liste von Namen.
• Ein Talentpool ist: eine strukturierte Datenbank mit relevanten Informationen der Personen.
• Relevante Informationen sind: Skills, die Menschen mitbringen; ihre Werte, damit sie zu deinem Unternehmen passen; ihre Bereitschaft, sich zu entwickeln; vielleicht noch ihre Gehaltsvorstellung.
• Keine relevanten Informationen sind: Alter, Geschlecht, Herkunft, Aussehen.

Talentpool, Kandidatenpool, Bewerberpool und Skills-Pool

Die vier Begriffe sind sehr eng verwandt und ihre Bedeutung überschneidet sich stark. Theoretisch gibt es minimale Unterschiede, aber in der Praxis werden die vier Begriffe fast synonym verwendet.

• Talentpool: Datenbank mit potenziell passenden Personen, die für verschiedene Rollen in Frage kommen – (ehemalige) Mitarbeitende, Kontakte von Karrieremessen, Bewerber/innen.
• Kandidatenpool: Genau genommen bezieht der Kandidatenpool auf Personen, die bereits mit dem Unternehmen in Kontakt standen und als mögliche Kandidat/innen für eine spezifische Stelle vorgemerkt sind.
• Bewerberpool: Bezieht sich auf Personen, die sich auf eine Stelle beworben haben und entweder in die engere Auswahl kamen oder bei einer Absage für spätere Chancen im Unternehmen gespeichert werden.
• Skills-Pool: Eine moderne Variante des Talentpools, die sich ausschliesslich auf die Skills und Werte der Menschen konzentriert. Hier suchst du nicht Lebensläufen oder Abschlüssen, sondern nach konkreten Skills und Entwicklungspotenzialen.

Wie baue ich einen Talentpool auf?

Wenn du jetzt denkst, einen Talentpool aufzubauen sei technisch eine wahnsinnige Herausforderung, können wir dich beruhigen. Wir haben eine einfache Lösung für dich. Aber lass uns erst mal klären, wer in den Talentpool kommt und wie.

Wen solltest du in den Talentpool aufnehmen?

• Ehemalige Mitarbeitende: Frühere Mitarbeitende kennen dein Unternehmen und seine Prozesse bereits. Besonders bei positiven Trennungen lohnt es sich, die Tür für eine Rückkehr offenzuhalten.
• Second-Best-Kandidat/innen: Wer es bis in die letzte Auswahlrunde schafft, hat bewiesen, dass er oder sie für das Unternehmen relevant ist. Falls es diesmal nicht gereicht hat, könnte es beim nächsten Mal passen.
• Abgewiesene Bewerber/innen: Wer eine Absage erhält, ist nicht zwangsläufig ungeeignet. Oft gibt es Kandidat/innen, die grundsätzlich ins Unternehmen passen, aber für eine bestimmte Position nicht die optimale Wahl waren.
• Interessent/innen von Karrieremessen und Seminaren: Wer sich aktiv für das Unternehmen interessiert, ist potenziell wertvoll. Personen, die an Messen oder Unternehmensveranstaltungen teilnehmen, zeigen bereits Engagement.
• Spontanbewerber/innen: Wer sich ohne konkrete Stellenausschreibung bewirbt, signalisiert Eigeninitiative und Interesse. Auch wenn aktuell keine passende Position verfügbar ist, passt die Person vielleicht auf eine zukünftige Stelle. Oder die Person bringt so wertvolle Skills mit, dass du eine passende Stelle für sie schaffst.

Wie gelangen Kandidat/innen in den Talentpool?

Ein effektiver Talentpool benötigt kontinuierlichen Zulauf. Damit das gelingt, kannst du verschiedene Kanäle nutzen:

• Karriereseite: Eine gut sichtbare Möglichkeit zur Registrierung in den Talentpool sollte direkt auf der bei den offenen Stellen oder sogar auf der Startseite deiner Firmen-Website verfügbar sein. Das ist ein echter Quickwin.
• Persönlicher Kontakt: Die Mitarbeitenden deines Unternehmens gehen auf Messen, Networking-Events, Branchenveranstaltungen, allenfalls auch in der Freizeit gezielt auf Menschen zu und laden sie ein, sich dem Pool anzuschliessen.
• Mitarbeiterempfehlungen: Damit Mitarbeitende motiviert sind, neue Personen zum Talentpool einzuladen, hilft ein Empfehlungsprogramm. Ein kleines Goodie für jede eingeladene Person und eine grössere Belohnung, wenn es zur Einstellung kommt.
• Flyer und QR-Codes an Events: Mit physischen und digitalen Infomaterialien ermöglichst du einen schnellen Zugang zur Talent-Datenbank.
• Link in Absage-E-Mails: Baue die Möglichkeit in Absage-Mails ein, sich im Talentpool anzumelden. Damit zeigst du Wertschätzung und der Kontakt bleibt bestehen.
• Social Media: Plattformen wie LinkedIn oder Instagram sind geeignete Kanäle, um potenzielle neue Mitarbeitende anzusprechen. Schalte zum Beispiel Werbung, in der du auf deinen Talentpool aufmerksam machst.

Vorteile eines Talentpools für Kandidat/innen

Egal auf welchem Kanal: Damit sich Menschen für deinen Talentpool registrieren, müssen sie erkennen, welche Vorteile sie haben, wenn sie sich anmelden.

• Bessere Chancen auf zukünftige Stellen: Du greifst bei neuen Vakanzen zuerst auf den Talentpool zurück, bevor du extern ausschreibst. Wer im Pool ist, hat einen Vorsprung und wird bevorzugt berücksichtigt.
• Reduzierter Bewerbungsaufwand: Wichtige Informationen sind bereits hinterlegt. Bei einer passenden Stellenanzeige erfolgt die Bewerbung auf Knopfdruck ohne Aufwand für die Kandidat/innen.
• Frühzeitige Information über neue Jobchancen: Menschen im Talentpool erhalten News zu passenden Stellenangeboten, vielleicht sogar bevor sie öffentlich ausgeschrieben werden.
• Möglichkeit zur Vernetzung: Wenn du die Mitglieder deines Talentpools zu Fach-Events oder Networking-Veranstaltungen einlädst, bietest du ihnen etwas: sie haben die Möglichkeit sich mit dir und untereinander auszutauschen und gemeinsam etwas zu lernen.
• Langfristige Karriereplanung: Wer in einem Skills-Pool registriert ist, kann gezielt gefördert werden. Du kannst Kandidat/innen individuelle Weiterbildungsmöglichkeiten vorschlagen lassen. Oder dich sogar an den Kosten beteiligen, wenn du denkst, dass die Person auf eine Stelle passen könnte, aber zwei, drei zusätzliche Skills benötigt.

Vorteile eines Talentpools für Unternehmen

• Schnellere Stellenbesetzung: Offene Stellen können durch den Pool schneller mit qualifizierten Kandidat/innen besetzt werden, ohne dass aufwendige und/oder externe Rekrutierungsprozesse notwendig sind.
• Geringere Cost per Hire: Durchschnittlich kostet eine Einstellung über CHF 13’000, ein grosser Kostenfaktor. Durch die Nutzung eines bestehenden Talentpools lassen sich Rekrutierungskosten erheblich reduzieren, weil es schneller geht und du Kandidat/innen schon parat hast.
• Weniger Aufwand bei der Vorselektion: Mit intelligenten Filtern und gut aufgebauter Datenstruktur ist die Auswahl der Kandidat/innen schnell erledigt.
• Einfachere Bewerbung: Kandidat/innen müssen nicht jedes Mal eine neue Bewerbung einreichen – ihre Skills und Anforderungen an den Job sind bereits erfasst.
• Frühe Mitarbeiterbindung: Durch regelmässigen Kontakt mit den Personen im Talentpool entsteht eine enge Bindung zum Unternehmen. Bereits vor Eintritt ins Unternehmen.
• Mehr Diversity: Wenn der Fokus auf Skills und nicht auf traditionellen Bewerbungsdokumenten liegt, werden auch Menschen berücksichtigt, die sonst allenfalls durch die Maschen fallen (Hidden Workers, Quereinsteiger/innen, diskriminierte Menschen).
• Besseres Unternehmensimage: Ein Talentpool ermöglicht es, Bewerber/innen eine positive Perspektive zu geben, selbst wenn sie nicht sofort eingestellt werden. Das zeigt Wertschätzung und pusht deine Arbeitgebermarke.

3 Herausforderungen und Lösungen

Ein Talentpool ist nur dann sinnvoll, wenn er aktiv gepflegt wird. Drei zentrale Herausforderungen gibt es dabei:

1. Aktualität der Informationen

Menschen sammeln neue Skills und neue Erfahrungen, haben eine neue Position erhalten oder sind in neuen Unternehmen tätig. Informationen rund um die Laufbahn sind relativ schnell veraltet. Wenn Unternehmen dafür zuständig sind, die Daten aktuell zu halten, wird das zu einer Herkules-Aufgabe. Mit dem Skills-Manager meisterst du diese Herausforderung aber ohne Aufwand. Weil sich Personen mit ihrer Work-ID in deinem Talentpool anmelden, bleiben Daten aktuell. Denn die Menschen sind daran interessiert, ihre persönliche Work-ID, die sie ein Berufsleben lang begleitet, up-to-date zu halten.

2. Regelmässiger Kontakt

Ohne Kommunikation verlieren Talente das Interesse an deinem Unternehmen oder vergessen es schlicht – ohne böse Absichten.

5 Ideen, wie du Kontakt mit den Menschen im Skills-Pool hältst

• Einladungen zu Unternehmens- oder Talentpool-Events fördern das Netzwerken.
• Geburtstagsgrüsse oder persönliche Nachrichten zeigen Wertschätzung.
• Unternehmensnews oder spannende Projekte halten potenzielle Kandidat/innen auf dem Laufenden.
• Recruiting-Prozess-Feedback gibt Menschen das Gefühl, gehört zu werden.
• Aufbau einer Talent-Community, um langfristige Beziehungen zu schaffen.

3. Datenschutz: Keine persönlichen Daten, kein Datenschutzproblem

Nun denkst du vielleicht: «Klingt toll, aber was ist mit dem Datenschutz?». Ja, das ist eine berechtigte Frage. Mit den neuen Datenschutzgesetzen stehen viele Unternehmen vor der Herausforderung, wie sie mit Daten von Bewerber/innen, potenziellen Kandidat/innen sowie von Mitarbeitenden umgehen.

Wir haben eine pragmatische Lösung: Statt persönlicher Daten werden ausschliesslich Skills und Werte erfasst. Dies bringt entscheidende Vorteile:

• Keine sensiblen Daten in Bewerbungen → Minimiert Datenschutzrisiken.
• Schwerpunkt auf Skills statt auf persönlichen Merkmalen → Vermeidung von Diskriminierung.
• Unternehmen bleiben rechtskonform, da klassische CVs, die problematische personenbezogene Daten enthalten, nicht mehr notwendig sind.

Möchtest du deinen eigenen Talentpool aufbauen?

Wir zeigen dir, wie’s geht.